Administrasi Perkantoran
Tentang :bentuk dan Jenis Surat
Disusun Oleh:
FITRIYANI
PRODI ILMU ADMINISTRASI NEGARA
FAKULTAS ILMU
SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS
MALIKUSSALEH
2016/2017
KATA PENGANTAR
Assalamu’alaikum
warahmatullahi wabarakatuh.
Puji
syukur kepada Allah SWT atas lautan nikmat & rahmat yang tercurah,
serta taufik & hidayah-Nya yang berlimpah, sehingga kami dapat
menyelesaikan penulisan makalah ini, yang
berjudul “jenis-jenis,bentuk-bentuk surat”.
Dalam
penyusunan makalah ini, kami banyak mendapat dukungan dan bantuan dari
berbagai pihak, karena itu kami mengucapkan banyak terima kasih
kepada Kedua orang tua kami yang telah memberikan dukungan
dan kepercayaan yang begitu besar. Dari mereka semua kesuksesan ini
berawal, semoga ini bisa memberi seberkas "cahaya-kebahagiaan"
yang menuntun setiap langkah yang lebih baik lagi.
Kami
berharap isi makalah ini sempurna dan bersih dari kekurangan, namun kami
yakin selalu ada kekurangan. Oleh karena itu, kami mohon kritik dan saran
yang membangun agar makalah ini mejadi lebih baik lagi.
Akhir
kata kami, semoga makalah ini bermanfaat bagi para pembaca.
Lhokseumawe,
25 Oktober 2016
Penyusun
Fitriyani
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR............................................................................................ i
DAFTAR ISI............................................................................................................ ii
BAB I PENDAHULUAN....................................................................................... 1
A.
Latar Belakang.............................................................................. 1
B.Rumusan
Masalah......................................................................... 1
C.Tujuan makalah.........................................................................
1
BAB II PEMBAHASAN....................................................................................
2
A.Pengertian
Surat............................................................................. 2
B.Fungsi Surat .................................................................................. 2
C.Bentuk-Bentuk
Surat .................................................................... 3
D.Jenis-Jenis
Surat............................................................................. 6
E.Bahasa Surat .................................................................................. 8
BAB III PENUTUP............................................................................................ .... 10
A.
Kesimpulan...............................................................................
10
B.Saran......................................................................................... .... 10
DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................ .... 11
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar
Belakang
Surat adalah sebuah alat atau media komunikasi yang berupa tulisan yang berisi
informasi, pesan, pernyataan, atau tanggapan sesuai keinginan penulis surat.
Surat merupakan sarana komunikasi tertulis. Surat dipandang sebagai
alat komunikasi tulis yang paling efesien, efektif, ekonomis, dan praktis
dibandingkan dengan komunikasi lisan. Apa yang dikomunikasikan melalui surat
akan sampai kepada alamat yang dituju sesuai dengan sumber aslinya. Peranan
surat lebih penting lagi, terutama dalam surat resmi, seperti surat yang
dikeluarkan oleh organisasi/lembaga,
Sebagai contoh, pada saat sebuah perusahaan dagang mengirimkan surat kepada
perusahaan lain yang bermaksud untuk menawarkan produk yang dijual oleh
perusahaan dagang tersebut. Berdasarkan ilustrasi tersebut dapat dikatakan
bahwa surat dapat berfungsi sebagai alat komunikasi atau penyampai informasi
dari perusahaan dagang tersebut kepada perusahaan lain. Surat juga dapat
berfungsi sebagai wakil penulis, dalam hal ini penulis tidak perlu langsung
bertatap muka dengan orang yang dituju untuk menyampaikan informasi melainkan
diwakili oleh surat.
Namun terkadang kita tidak mengerti bagaimana pengertian, fungsi, bentuk, jenis
jenis, dan bahasa surat yang baik dan benar. Untuk itu, dalam makalah ini
akan dibahas mengenai pengertian, fungsi, bentuk, jenis jenis, dan bahasa
surat.
B.
RUMUSAN MASALAH
·
Apa itu surat?
·
Bagaimana penggunaan Bahasa Indonesia
dalam penulisa surat?
·
Bagaimana bentuk surat yang baik?
C.
TUJUAN
·
Untuk mengetahui pengertian surat
·
Untuk mengetahui bagaimana penggunaan
Bahasa Indonesia dala penulisan surat
·
Untuk mengetahui bentuk bentuk surat
BAB II
PEMBAHASAN
A.PENGERTIAN
SURAT
Surat adalah media
komunikasi yang berupa tulisan, yang berisi informasi, pesan, pertanyaan, atau
tanggapan sesuai dengan keinginan penulis surat.
B.FUNGSI
SURAT
1.Surat sebagai alat komunikasi
Surat
dijadikan sebagai alat penyampai informasi dari penulisnya kepada
pembaca/penerimanya. Sebagai alat komunikasi surat tidak hanya bersifat satu
arah, melainkan juga dua arah dan ke segala arah. Artinya surat juga dapat
dibalas (surat balasan) sebagai timbal balik dan surat juga dapat
dibuat/ditujukan kepada lebih dari satu orang (surat edaran, pengumuman, surat
pembaca pada surat kabar dan lain-lain).
2.Surat
sebagai wakil penulis
Dalam
hal ini penulis tidak perlu langsung bertatap muka dengan orang yang dituju
untuk menyampaikan informasi melainkan diwakili oleh surat.
3.Surat
sebagai alat untuk menghemat waktu, tenaga, dan biaya.
Berkomunikasi
dengan surat berarti tidak bertatap muka, jadi berkomunikasi dengan surat dapat
dilakukan dari jarak jauh. Oleh sebab itu surat dapat menghemat waktu, tenaga,
dan biaya.
4.Surat
sebagai bukti tertulis
Surat
dapat dijadikan bukti tertulis untuk berbagai keperluan. Sehingga jika terjadi
sesuatu (misalnya kekeliruan) kelak kemudian hari, surat dapat dijadikan acuan.
Misalnya pada surat-surat perjanjian, surat waris dan sebagainya. Segala jenis
surat juga dapat diabadikan/diarsipkan untuk kepentingan-kepentingan lain kelak
kemudian hari.
C.BENTUK
SURAT
1.Bentuk Setengah Lurus
Surat
yang berbentuk setengah lurus di susun dengan aturan, semua bagian surat di
ketik mulai dari margin kiri yang sama, batas-batas bagian surat di ketik dengan
menambahkan jarak 5 (Lima) ketukan dan setiap paragraf baru di mulai pada
margin yang sama diantara paragraf yang satu dan yang lainnya berjarak satu
spasi.
Keterangan
:
·
Kop Surat
·
Perihal dan Nomor Surat
·
Tempat, tanggal dan tahun Surat
·
Salam Pembuka
·
Isi Surat
·
Inti atau Pokok Surat
·
Salam Penutup
·
Tandatangan dan nama terang.
2.Bentuk
Lurus
Bentuk
lurus pada dasarnya hampir sama dengan bentuk lurus penuh. Bedanya terletak
pada pengetikan tanggal surat, nama jabatan, tanda tangan, nama terang dan NIP,
salam penutup, semuanya terletak di margin sebelah kiri.
Keterangan
:
·
Kop Surat
·
Perihal dan Nomor Surat
·
Tempat, tanggal dan tahun Surat
·
Salam Pembuka
·
Isi Surat
·
Inti atau Pokok Surat
·
Salam Penutup
·
Tandatangan dan nama terang.
3.Bentuk
Lekuk dan Gerigi
Bentuk
Lekuk dan gerigi (Indented Style) yaitu setiap paragraf diketik agak menjorok
ke dalam. Paragraf yang satu dan paragraf yang lainnya tidak perlu berjarak.
Keterangan
:
·
Kop Surat
·
Perihal dan Nomor Surat
·
Tempat, tanggal dan tahun Surat
·
Salam Pembuka
·
Isi Surat
·
Inti atau Pokok Surat
·
Salam Penutup
·
Tandatangan dan nama terang.
4.Bentuk Resmi Indonesia Lama
Bentuk resmi Indonesia lama yaitu penulisan alamat surat diketik sebelah kanan
di bawah tanggal surat.
Keterangan
:
·
Kop Surat
·
Perihal dan Nomor Surat
·
Tempat, tanggal dan tahun Surat
·
Salam Pembuka
·
Isi Surat
·
Inti atau Pokok Surat
·
Salam Penutup
·
Tandatangan dan nama terang.
Keterangan
:
1)
Kop Surat
2)
Perihal dan Nomor Surat
3)
Tempat, tanggal dan tahun Surat
4)
Salam Pembuka
5)
Isi Surat
6)
Inti atau Pokok Surat
7)
Salam Penutup
8)
Tandatangan dan nama terang.
5.Bentuk
Resmi Indonesia Baru
Bentuk
resmi Indonesia baru merupakan variasi bentuk setengah lurus dan bentuk resmi
Indonesia, bedanya dengan bentuk setengah lurus terletak pada penulisan salam
penutup yang berada pada margin kanan yang setara dengan penulisan tembusan.
Bagian-bagian
surat
1.Kepala
Surat/Kop Surat
2.Nomor
Surat
3.Tanggal
Surat
4.Lampiran
Surat
5.Hal
atau Perihal
6.Alamat
Dalam Surat (siapa yang dituju)
7.Salam
Pembuka
8.Isi
Surat :–AleniaPembuka -Alenia Isi-Alenia Penutup
9.Salam
Penutup
10.Pengirim
Surat
11.Tembusan
Surat
12.Inisial
D.JENIS-JENIS
SURAT
Masyarakat
sudah mengenal surat dari jaman dahulu sebelum adanya perkembangan teknologi di
jaman sekarang yang bisa merubah bentuk surat kertas menjadi surat elektronik
atau bisa menjadi canggih dengan menggunakan alat komunikasi . Sebelumnya
masyarakat hanya mengetahui surat tanpa tahu surat tersebut termasuk ke dalam
surat jenis apa .
Secara
umum surat di golongkan menjadi tiga fungsi atau tiga jenis , yaitu surat
pribadi , surat resmi , dan surat niaga .
1.) SURAT RESMI
Surat
resmi adalah surat yang biasa digunakan untuk kepentingan resmi , baik
perseorangan , instansi , maupun organisasi .Contoh dari surat resmi dalah
surat undangan , surat edaran , dan surat pemberitahuan . Adapun ciri-ciri dari
surat resmi ini adalah :
- Menggunakan
kop surat apabila dikeluarkan organisasi
- Ada nomor
surat, lampiran, dan perihal
- Menggunakan
salam pembuka dan penutup yang lazim
- Penggunaan
ragam bahasa resmi
- Menyertakan
cap atau stempel dari lembaga resmi
- Ada aturan
format baku
Nah ini merupakan bagian-bagian
surat resmi yang harus kita ketahui , adalah :
·
Kepala/kop surat yang berisi nama
instansi/lembaga , alamat instansi dan logo instansi .
·
Nomor surat yakni
urutan surat yang akan dikirimkan .
- Lampiran yakni
berisi lembaran lain yang disertakan selain surat .
- Hal isinya
berupa garis besar dari isi surat tersebut .
- Tanggal
surat (penulisan
di sebelah kanan sejajar dengan nomor surat)
- Alamat
yang dituju (jangan
gunakan kata kepada)
- Pembuka/salam
pembuka (diakhiri
tanda koma)
- Isi
surat yang
berisi uraian hari , tanggal , waktu , tempat , dan sebagainya ditulis
dengan huruf kecil , terkecuali penulisan berdasarkan ejaan yang
disempurnakan (EYD) haruslah menyesuaikannya .
- Penutup
surat berisi
salam penutup , jabatan , tanda tangan , nama yang biasanya disertai NIP .
- Tembusan
surat berisi
berupa penyertaan/pemberitahuan kepada atasan tentang adanya suatu
kegiatan .
2.) SURAT PRIBADI
Surat
pribadi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan pribadi atau bisa di
bilang surat yang tujuannya hanya untuk seseorang . Surat ini yang di tujukan
antara sesama teman atau keluarga. Ciri-ciri surat pribadi yaitu tidak
menggunakan kop surat , tidak ada nomor surat , salam pembuka dan penutup
bervariasi , menggunakan bahasa bebas yang sesuai keinginan dari si penulis ,
dan format tulisan surat bebas . Surat ini tidak termasuk surat resmi namun
dalam surat pribadi tentunya harus memperhatikan etika dan sopan santun dalam
penulisannya tidak boleh menggunakan bahasa yang semaunya .
Contoh
dari surat pribadi adalah surat izin dari orang tua untuk sekolah , surat cinta
dari pasangan , surat undangan ulang tahun , surat kepada sahabat , dan
lain-lain yang masih belum bisa disebutkan di makalah ini .
3.) SURAT NIAGA
Surat
niaga adalah surat yang biasa digunakan bagi badan yang menyelenggarakan
kegiatan usaha niaga seperti usaha industri , bisnis , dan usaha jasa .
Biasanya surat niaga dibuat oleh perusahaan untuk mencari keuntungan . Surat
ini sangat berguna dalam membangun hubungan dengan pihak luar sehingga harus
disusun dengan baik dan benar . Ada beberapa macam yang termasuk ke dalam surat
niaga , yaitu surat jual beli , kwitansi , dan perdagangan . Surat niaga juga
format tulisannya hampir sama dengan surat resmi .
E.BAHASA
SURAT
1)Penggunaan
Bahasa Indonesia Dalam Surat
Penggunaan
kata – kata yang belum dikaji kebenarannya tidak dibenarkan. Penggunaan kata –
kata seperti gimana, ngapain, kenapa, entar, kasih,
bikin, dan yang semacam
itu adalah termasuk kata yang tidak baik. Karena kata – kata yang dianggap baik
adalah sepertibagaimana. mengapa,
nanti, memberi, membuat.
2) Kata
Yang Lazim
Pilihlah
kata – kata yang lazim atau memakai istilah dalam bahasa Indonesia. Seperti masukanbukan input, suku
cadang bukan spare
part, dan peringkat bukan ranking.
3) Kata
Yang Cermat
Kata memohon,meminta,
menugasi, memerintahkan menganjurkan dan menyarankanmerupakan
kata – kata yang mempunyai arti yang sama. Penulis surat dinas hendaknya dapat
memilih kata tersebut dengan tepat sesuai dengan pesan yang ingin disampaikan
dalam surat.
Penggunaan
sapaan Bapak, Ibu, Saudara, dan Ananda hendaknya tepat pula sesuai dengan
kedudukan orang yang dikirimi surat tersebut. Apakah penerima surat lebih
tinggi pangkat atau kedudukannya, ataukah sederajat dengan pengirim surat.
4)Ungkapan
Idiomatik
Unsur
– unsur dalam ungkapan idiomatik sudah tetap dan senyawa. Unsur – unsur itu
tidak boleh ditambah, dikurangi, atau dipertukarkan. Yang termasuk ungkapan
idiomatik antara lain: sesuai
dengan, bertemu dengan, terbuat dari, dan luput dari.
5)Ungkapan
Yang Bersinonim
Ungkapan
– ungkapan yang bersinonim atau berarti sama sebaiknya tidak digunakan
sekaligus. Contoh:
sejak dan dari
adalah dan merupakan
butuh dan perlu
2.3 Contoh
Surat
1. Surat
Resmi
2. Surat
Undangan
Pengurus OSIS
SMK Negeri 1 Bandung
Jl. Papintaran Kuring No. 12
Bandung
Dengan hormat,
Sehubungan
dengan akan berakhirnya masa kegiatan belajar mengajar tahun ajaran 2014/2015
ini, kami selaku pengurus OSIS SMA Negeri 3 Bandung memohon kehadiran dari
perwakilan sekolah untuk mengikuti beberapa perlombaan menarik yang sudah kami
rancang yang akan diselenggarakan pada :
Hari : Sabtu, 25 Oktober 2015 –
Senin, 27 Oktober 2015
Waktu : Pukul 08.00 WIB s/d
selesai
Tempat : Lapangan Gasibu Bandung
Acara : PORSENI (Pekan Olahraga
dan Seni)
Dengan sangat
hormat kami mengharapkan kehadiran dari para perwakilan sekolah dan bisa hadir
ke tempat pelaksanaan dengan tepat waktu.
Hormat Kami.
Ketua Osis SMK Negeri 1 Bandung,
Ridwan Kamil
3. Surat
Dinas
4. Surat
Niaga
BAB III
PENUTUP
A. KESIMPULAN
Surat
adalah media komunikasi yang berupa tulisan, yang berisi informasi,
pesann, pernyataan, atau tanggapan sesuai dengan keinginan penulis
surat. Surat ada yang tidak resmi dan ada juga yang resmi. Contoh
surat resmi yaitu surat dinas sedangkan contoh surat tidak resmi yaitu surat
pribadi.Surat memiliki fungsi sebagai alat komunikasi, wakil penulis, alat
untuk menghemat waktu. Tenaga dan biaya, dan sebagai bukti tertulis.
B.SARAN
Adapun saran yang mungkin dapat saya ajukan. Antara lain sebagai berikut
: Diharapkan pada saat
menulis surat resmi diperhatikan langkah –langkahnya agar tidak terjadi
kesalahan dalam pembuatannya dan agar
pada saat menulis surat lamaran kerja juga diperhatikan langkah – langkah dalam
pembuatannya.
DAFTAR PUSTAKA
Tidak ada komentar:
Posting Komentar